Notariusz może mieć stronę internetową. To nie podlega dyskusji – dopuszcza ją wprost uchwała Krajowej Rady Notarialnej. Problem zaczyna się chwilę później, bo internet nie kończy się na stronie internetowej. Jest jeszcze wizytówka Google, którą wyszukiwarka potrafi założyć kancelarii sama, bez niczyjej zgody. Są katalogi firm, mapy, portale z opiniami. I tu pojawia się pytanie, które notariusze zadają najczęściej: co z tym wszystkim wolno zrobić, żeby nie narazić się na zarzut reklamy osobistej?
Wizytówka Google, SEO i uchwały KRN wyjaśnione po ludzku
W tym artykule porządkuję zasady wynikające z dwóch kluczowych dokumentów samorządu notarialnego:
- Uchwały Nr IX/38/2016 KRN z 25 kwietnia 2016 r. w sprawie stron internetowych notariuszy oraz informacji udostępnianych w Internecie (w brzmieniu tekstu jednolitego przyjętego uchwałą Nr IX/62/2016 z 5 sierpnia 2016 r.),
- Uchwały Nr XII/39/2024 KRN z 19 lipca 2024 r. w sprawie zakazu uprawiania reklamy osobistej przez notariuszy.
Zasada nr 1: strona internetowa – tylko jedna
Uchwała z 2016 roku mówi jasno (§ 1 ust. 2): „Notariusz może prowadzić lub zlecić prowadzenie tylko jednej strony internetowej.” Jeśli kilku notariuszy prowadzi wspólnie kancelarię – przysługuje im jedna, wspólna strona, a informacje o poszczególnych notariuszach mogą być umieszczone w oddzielnych zakładkach.
Co ciekawe, uchwała z 2024 roku doprecyzowała, czym w ogóle jest strona internetowa (§ 2 ust. 2): to „dokument dostępny poprzez sieć Internet pod określonym adresem URL” – i taka strona może istnieć w strukturze mediów społecznościowych. Oznacza to, że tą jedną, jedyną „stroną” kancelarii może być np. profil na Facebooku – ale wtedy to on musi spełniać wszystkie wymogi uchwały i nie może istnieć obok klasycznej strony WWW. Jedna strona to jedna strona.
Zamknięty katalog treści
Strona nie jest dowolna. Zgodnie z § 2 ust. 1 powinna zawierać „wyłącznie informacje potrzebne osobom zainteresowanym w dokonaniu na ich rzecz czynności notarialnej”, a § 2 ust. 2 wymienia zamknięty katalog dopuszczalnych informacji dotyczących notariusza i kancelarii notarialnej – od a) do o):
- imię (imiona), nazwisko, tytuł i stopień naukowy notariusza,
- data powołania na notariusza,
- informacja o formie, w jakiej notariusze prowadzą kancelarię,
- informacja o znajomości języków obcych (wraz z kopiami dokumentów potwierdzających, jeśli notariusz je posiada) oraz o możliwości uzyskania w kancelarii informacji w językach obcych,
- adres kancelarii wraz z informacją o usytuowaniu (budynek, klatka schodowa, piętro) i opisem, planem lub mapą dojazdu,
- informacje dodatkowe o lokalizacji i otoczeniu: winda, dostęp dla osób z niepełnosprawnościami, parking, najbliższe przystanki i postoje taksówek, a także fotografia budynku (maks. 600 × 800 px, min. 100 dpi),
- adres e-mail kancelarii lub notariusza,
- numery telefonów i faksów,
- numery rachunków bankowych kancelarii,
- godziny urzędowania,
- wykaz czynności notarialnych zgodny z przepisami, z maksymalną stawką taksy notarialnej za daną czynność oraz pobieranymi podatkami i opłatami sądowymi,
- linki do stron: organów administracji rządowej i samorządowej, sądów, Krajowej Rady Notarialnej i właściwej miejscowo rady izby notarialnej,
- godło RP (maks. 500 × 700 px, min. 100 dpi),
- logo notariatu (maks. 500 × 700 px, min. 100 dpi),
- fotografia notariusza (maks. 500 × 700 px, min. 100 dpi).
Uchwała z 2024 r. zrobiła jednak jeden ważny wyjątek na plus (§ 2 ust. 3): „Dopuszczalnym jest zamieszczanie krótkich i merytorycznych opisów czynności notarialnych z przywołaniem podstaw prawnych ich dokonywania.” To otwiera furtkę dla rzetelnej treści informacyjnej – np. opisu, czym jest umowa darowizny i z jakich przepisów wynika, bez tonu zachęty.
Obowiązki, o których mało kto pamięta
Paragraf 3 uchwały z 2016 r. nakłada na notariusza konkretne obowiązki dotyczące strony. Notariusz musi m.in.:
- zapewnić prawdziwość i rzetelność informacji o sobie i kancelarii na stronie,
- aktualizować stronę niezwłocznie po każdej zmianie danych (a jeśli prowadzenie strony zlecił osobie trzeciej – przekazać nowe informacje i dopilnować aktualizacji w najkrótszym możliwym terminie),
- dbać o estetykę, przejrzystość i dostępność strony,
- zapewnić, że treść i forma (w tym kolorystyka, układ i kształt graficzny elementów) nie naruszają powagi i godności zawodu,
- w miarę możliwości zabezpieczyć stronę przed ingerencjami osób nieuprawnionych
Innymi słowy: zaniedbana, nieaktualna, niezabezpieczona strona to nie tylko problem wizerunkowy – to naruszenie obowiązków wynikających wprost z uchwały.
Zasada nr 2: optymalizacja onsite – tak. Wszystko inne – nie
Uchwała z 2016 r. zakazywała „sztucznego pozycjonowania” (§ 3 ust. 6): notariusz nie może go zlecać „ani stosować bądź godzić się na stosowanie w jego imieniu lub na jego rzecz jakichkolwiek mechanizmów, narzędzi, oprogramowania bądź innych metod, których skutkiem byłoby sztuczne pozycjonowanie strony internetowej”. Przez lata nie było jednak jasne, gdzie kończy się „naturalne”, a zaczyna „sztuczne”. Uchwała XII/39/2024 przecina te spekulacje. W § 2 ust. 5 lit. g za reklamę osobistą mogą zostać uznane:
„wszelkie czynności związane z uzyskiwaniem wyższych pozycji w wynikach wyszukiwarek internetowych, inne niż optymalizacja kodu własnej strony internetowej.”
To zdanie jest kluczem do całej strategii obecności kancelarii w internecie. Wyznacza prostą granicę:
Dozwolone (onsite – na własnej stronie):
- poprawna, semantyczna struktura kodu HTML (nagłówki, hierarchia treści),
- szybkość ładowania i optymalizacja techniczna,
- responsywność – uchwała z 2024 r. potwierdza to wprost w § 2 ust. 4: „Parametry informatyczne stron internetowych mogą uwzględniać wymogi przewidziane dla urządzeń mobilnych”,
- poprawne znaczniki title i meta description o charakterze informacyjnym,
- czytelna architektura informacji i dostępność cyfrowa,
- bezpieczeństwo strony (certyfikat SSL, aktualizacje) – to, jak widzieliśmy wyżej, wręcz obowiązek.
Zakazane (offsite – poza własną stroną):
- zlecanie pozycjonowania firmie SEO (link building, „wypychanie” strony w wynikach),
- kupowanie lub pozyskiwanie linków ze stron zewnętrznych,
- wpisy w katalogach firm nastawione na budowanie widoczności,
- reklamy Google Ads i inne płatne formy promocji,
- działania ukierunkowane na pozyskiwanie pozytywnych opinii w internecie (§ 2 ust. 5 lit. f).
Innymi słowy: dobrze zbudowana strona może zajmować wysokie pozycje w Google – ale wyłącznie dzięki temu, jaka jest, a nie dzięki temu, co robi się wokół niej.
Co jeszcze uznano za reklamę osobistą
Katalog z § 2 ust. 5 uchwały z 2024 r. jest otwarty (użyto sformułowania „w szczególności”) i obejmuje zarówno aktywność samego notariusza, jak i innych osób działających na jego zlecenie lub za jego przyzwoleniem, jeśli celem lub skutkiem jest rozpowszechnienie informacji o świadczonych usługach. Poza opisanym wyżej SEO i opiniami wymieniono m.in.:
- prowadzenie profili kancelarii w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube, X itp.) obok prowadzenia innej strony lub o treści niezgodnej z uchwałą z 2016 r.,
- eksponowanie w mediach społecznościowych wykonywanego zawodu i czynności notarialnych w sposób ukierunkowany na pozyskanie klientów,
- zlecanie lub akceptowanie nakierowanych na pozyskanie klientów interakcji w mediach społecznościowych – w tym z pośrednikami nieruchomości, deweloperami czy doradcami kredytowymi,
- zgłaszanie się do rankingów branżowych lub zgadzanie się na zgłoszenie przez osoby trzecie,
- prowadzenie szkoleń, wykładów i podcastów eksponujących zawód notariusza bez zgody rady izby notarialnej.
Zwróć uwagę na konstrukcję „za jego przyzwoleniem”. To oznacza, że notariusz nie może zasłonić się tym, że działania promocyjne prowadził za niego ktoś inny – np. agencja, wspólnik biznesowy albo współpracujący deweloper.
A teraz paradoks: wizytówka Google, której nikt nie zakładał
I tu dochodzimy do sedna problemu, o którym mówi się zdecydowanie za mało.
Google tworzy Profile Firm (dawniej Google Moja Firma) automatycznie – na podstawie publicznie dostępnych danych: rejestrów, map, wzmianek w internecie. Oznacza to, że wizytówka Twojej kancelarii najprawdopodobniej już istnieje, nawet jeśli nigdy jej nie zakładałeś ani nie zakładałaś. Z adresem, telefonem, godzinami otwarcia – i z sekcją opinii, w której każdy może napisać cokolwiek.
Powstaje sytuacja, której uchwały wprost nie nazywają po imieniu: notariusz ma w internecie „drugą stronę”, której nie chciał.
Dlaczego działania na wizytówce są ryzykowne
Przyłóżmy do wizytówki Google definicje z uchwał. Wizytówka to profil w usłudze zewnętrznej – dokument dostępny w internecie pod adresem URL, zawierający informacje o notariuszu i kancelarii. Jeżeli kancelaria prowadzi już własną stronę WWW, to aktywnie prowadzona wizytówka zaczyna niebezpiecznie przypominać sytuację opisaną w § 2 ust. 5 lit. a uchwały z 2024 r.: profil z informacjami o notariuszu istniejący obok prowadzonej strony. A dozwolona droga do widoczności w wyszukiwarce jest tylko jedna: optymalizacja kodu własnej strony (lit. g). Wszystko inne może zostać uznane za reklamę osobistą.
W szczególności ryzykowne są:
- rozbudowywanie wizytówki o treści promocyjne – opisy usług, zdjęcia wnętrz, atrybuty typu „przyjazna obsługa”; to działanie budujące widoczność poza własną stroną,
- publikowanie postów w Profilu Firmy – funkcja stworzona stricte do promocji,
- zachęcanie klientów do wystawiania opinii – zakazane są działania ukierunkowane na pozyskiwanie pozytywnych opinii w sposób inny niż swobodna i autonomiczna decyzja klienta; oferowanie czegokolwiek w zamian za opinię jest wykluczone,
- odpowiadanie na opinie w tonie promocyjnym – każda odpowiedź budująca wizerunek może zostać odczytana jako rozpowszechnianie informacji o świadczonych usługach.
Warto pamiętać, że wizytówkę może „prowadzić” także ktoś inny – i tu wraca konstrukcja „za przyzwoleniem”. Jeśli notariusz wie, że np. zewnętrzna firma dodaje treści do wizytówki jego kancelarii, i na to się godzi, odpowiedzialność spada na niego.
Czy to znaczy, że wizytówkę trzeba ignorować?
Tu dochodzimy do niewygodnej prawdy: uchwały nie zawierają instrukcji, co zrobić z wizytówką, którą Google założyło samo. W praktyce można rozważyć dwa podejścia:
- Podejście zachowawcze – nie przejmować wizytówki i nie prowadzić na niej żadnych działań. Bezpieczne dyscyplinarnie, ale oznacza brak kontroli: na wizytówce mogą widnieć błędne godziny otwarcia, nieaktualny telefon albo nieprawdziwe informacje, na które nikt nie reaguje.
- Podejście minimalne – przejąć wizytówkę wyłącznie po to, by zapewnić prawdziwość danych teleadresowych, bez dodawania treści promocyjnych, zdjęć i postów. Argumentem jest tu § 3 ust. 1 uchwały z 2016 r.: notariusz jest zobowiązany do „należytego dbania o wizerunek swój, kancelarii notarialnej, notariatu oraz samorządu notarialnego w Internecie” – a więc nie tylko na własnej stronie. Uchwała przewiduje też w § 4 procedurę reagowania, gdy ktokolwiek podaje nieprawdziwe lub nierzetelne informacje o notariuszu: należy zwrócić się do tej osoby z żądaniem i powiadomić radę izby notarialnej. Błędne dane na wizytówce Google to dokładnie taki przypadek.
Które podejście wybrać? To decyzja, którą każdy notariusz powinien podjąć świadomie – najlepiej po konsultacji z właściwą radą izby notarialnej. Rolą projektanta strony jest natomiast uczciwie powiedzieć: wizytówka Google nie jest neutralnym narzędziem. Wszystko, co wykracza poza korektę danych, może zostać uznane za działanie sprzeczne z uchwałami – bo jedyną w pełni bezpieczną przestrzenią pozostaje własna strona internetowa.
Podsumowanie: prosta mapa dozwolonego i zakazanego
| Działanie | Status |
|---|---|
| Jedna strona internetowa kancelarii | ✅ dozwolone |
| Optymalizacja kodu własnej strony (onsite) | ✅ dozwolone |
| Wersja mobilna strony | ✅ dozwolone wprost (§ 2 ust. 4 uchwały z 2024 r.) |
| Krótkie, merytoryczne opisy czynności z podstawą prawną | ✅ dozwolone wprost (§ 2 ust. 3 uchwały z 2024 r.) |
| Informacyjne treści z katalogu § 2 uchwały z 2016 r. | ✅ dozwolone |
| Zlecanie pozycjonowania / link building | ❌ zakazane |
| Google Ads i płatna promocja | ❌ zakazane |
| Aktywne pozyskiwanie opinii | ❌ zakazane |
| Profil w social mediach obok strony WWW | ❌ może być uznany za reklamę osobistą |
| Rankingi branżowe, podcasty i szkolenia eksponujące zawód (bez zgody izby) | ❌ mogą być uznane za reklamę osobistą |
| Rozbudowa i promocja na wizytówce Google | ⚠️ ryzykowne – działanie offsite |
| Korekta błędnych danych teleadresowych na wizytówce | ⚠️ szara strefa – argumentem jest obowiązek dbania o wizerunek w Internecie (§ 3 ust. 1) |
Wniosek dla każdej kancelarii jest jeden: cała energia powinna iść w jakość własnej strony. To jedyne miejsce w internecie, które notariusz w pełni kontroluje i które może legalnie optymalizować. Dobrze zaprojektowana, szybka, dostępna i poprawna technicznie strona to nie tylko zgodność z uchwałami – to również najlepsza (i jedyna dozwolona) forma widoczności w Google.
Zastrzeżenie: ten artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia perspektywę projektantki stron internetowych, nie jest poradą prawną. W sprawach wątpliwych ostateczne słowo należy do właściwej rady izby notarialnej.
